Das unterschätzte Potenzial: So senkst du effektiv Kosten im BackOffice
Ein gut organisiertes BackOffice: Dein Schlüssel zum Erfolg
Ein professionell geführtes BackOffice ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens. Es sorgt dafür, dass administrative Prozesse reibungslos ablaufen und trägt entscheidend zur Effizienz und Produktivität bei. Doch meistens werden die Kosten in diesem Bereich stiefmütterlich behandelt oder Unternehmer übersehen die versteckten Kosten, die in diesem Bereich entstehen können und die Bilanz belasten. In diesem Artikel zeigen wir dir praxisnahe Strategien, wie du deine BackOffice-Kosten senken kannst, ohne dabei auf Qualität und Effizienz verzichten zu müssen.
1. Das wichtigste zuerst: Prozessoptimierung bis sich die Balken biegen
Lass uns als ersten uns wichtigsten Punkt das Thema Prozessoptimierung nennen. Jede gesparte Minute spart Kosten im BackOffice. Wir haben bereits einen ganzen Blogartikel zu dem Thema verfasst, in dem wir die unsere wichtigsten und bewehrtesten Tipps nennen mit denen bis zu 50% deiner Buchhaltung sparen kannst. Warum ist Optimierung so wichtig? - Weil BackOffice Aufgaben die Wertschöpfung deines Unternehmen nur unterstützen, aber nicht aktiv dazu beitragen.
2.Softwarelizenzen: Unentdeckte Kostentreiber entlarven
Software ist unverzichtbar, aber auch ein potenzieller Kostenfaktor. Viele Unternehmen zahlen für Lizenzen, die längst nicht mehr genutzt werden. Eine regelmäßige Überprüfung und Bereinigung deiner Softwarelandschaft kann hier Abhilfe schaffen. Identifiziere ungenutzte Lizenzen und prüfe, ob günstigere Alternativen mit ähnlichem Funktionsumfang verfügbar sind. Durch diese einfache Maßnahme kannst du monatliche Ausgaben deutlich reduzieren.
3.Auf sinnvolle Software-Lösungen setzen:
Anders als bei Software-Lösungen, die reine Kostentreiber sind und wenig Mehrwert bieten, können andere wiederum Geld und Zeit einsparen. Nutze sinnvolle Software-Tools, die dir die Backoffice Arbeit erleichtern. Denn jede gearbeitet Minute, kostet Geld!
Zum Beispiel helfen Invoice Fetcher wie Get My Invoces dabei und erleichtern die Belegsuche und helfen bei der Prozessstandardisierung, sowie Zentralisierung der Dokumente.
Sinnvoll ist es auch, Tools wie "easybill" für das Schreiben und Automatisieren von Ausgangsrechnungen zu nutzen. Neben der Verschlankung des Prozesses helfen solche Tools GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) konform zu sein und zu bleiben. So kannst du dir sicher sein, dass deine Ausgangsrechnungen auch wirklich formal richtig sind.
4. Steuerberatung: Optimierung der Abrechnungsmodelle
Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern ist oft unerlässlich, aber die Art der Abrechnung spielt eine große Rolle für die entstehenden Kosten. Viele Steuerberater rechnen nach Stunden ab, was bei komplexen Fällen schnell teuer werden kann. Erkundige dich daher nach Festpreismodellen. Diese bieten dir nicht nur finanzielle Planungssicherheit, sondern sind in vielen Fällen auch kostengünstiger.
5. Lohnabrechnung: Outsourcing als Kostensenkung
Lohnabrechnung ist ein weiterer Bereich, der häufig unnötig hohe Kosten verursacht. Anstatt deinen Steuerberater damit zu beauftragen, solltest du die Möglichkeit prüfen, diese Aufgabe an spezialisierte Dienstleister oder moderne Softwarelösungen auszulagern. Lösungen wie Personio bieten oft eine kosteneffizientere und zeitsparendere Alternative, mit der die Payroll komplett automatisiert wird.
6. Bürofläche: Effektive Nutzung durch Flexibilität
In Zeiten, in denen viele Mitarbeiter remote arbeiten, sind große, ungenutzte Büroflächen ein teurer Luxus. Überlege, ob es sinnvoll ist, ungenutzte Flächen unterzuvermieten oder dein Büro gegen ein kleineres, flexibleres Modell auszutauschen. Auch Co-Working-Spaces können eine attraktive Option darstellen, insbesondere für kleinere Unternehmen. Diese bieten Flexibilität und vermeiden langfristige Mietverträge, was sich positiv auf die Kosten auswirkt.
7. Fahrzeugmanagement: Flexibilität statt langfristiger Bindung
Leasingverträge für Firmenfahrzeuge sind auf den ersten Blick attraktiv, können aber auf lange Sicht teuer werden, insbesondere wenn die Fahrzeuge nur sporadisch benötigt werden. Ein Auto-Abo könnte hier die bessere Lösung sein. Es bietet zwar einen höheren monatlichen Fixpreis, ermöglicht jedoch größere Flexibilität und vermeidet langfristige Bindungen. So kannst du je nach Bedarf agieren und langfristig Kosten sparen.
Die Optimierung der BackOffice-Kosten erfordert kein radikales Umdenken, sondern vielmehr das gezielte Drehen an den richtigen Stellschrauben. Durch das regelmäßige Überprüfen von Ausgaben, die Optimierung von Prozessen und das Evaluieren alternativer Lösungen kannst du signifikante Einsparungen erzielen. Diese Maßnahmen verschaffen dir den nötigen finanziellen Spielraum, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Wachstum und den Erfolg deines Unternehmens. Du hast Fragen oder brauchst Unterstützung? Melde dich bei uns!
