Wie du ganz einfach 50% deiner Zeit bei Backoffice-Aufgaben in der Buchhaltung sparst
In Zeiten des Fachkräftemangels stehen Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen, darunter intensiver Wettbewerb und steigende Rekrutierungskosten. Effiziente Prozesse sind daher essenziell, besonders in der Buchhaltung und der vorbereitenden Buchhaltung, denn hier wird nicht zur Wertschöpfung beigetragen. Dieser Artikel zeigt dir, wie du durch smarte und gezielte Maßnahmen bis zu 50 % deiner Buchhaltungszeit sparen kannst.
1. Digitalisiere und zentralisiere deinen Belegfluss: Schluss mit Papierbergen & Chaos
Ein großer Teil der Buchhaltungsarbeit besteht darin, Belege und Rechnungen zu verwalten. Warum nicht den ganzen Prozess revolutionieren und enorm vereinfachen? Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs und die zentrale Sammlung von Belegen in einem E-Mail-Postfach oder mit einem Invoice Fetcher kannst Du nicht nur Zeit sparen, sondern auch Fehler vermeiden. Automatisierte Systeme nehmen Dir lästige Aufgaben ab und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
So setzt Du es um:
- Nutze Tools wie Invoice Fetcher zur Sammlung von Belegen.
- Richte ein zentrales E-Mail-Postfach für alle eingehenden Rechnungen ein.
- Automatisiere die Weiterleitung der Belege an Dein Buchhaltungssystem.
2. Goodbye, überflüssige Ablagen: Nutze smarte Suchfunktionen
Wer kennt es nicht? Das endlose Durchsuchen von Ablagen nach dem richtigen Dokument. Moderne digitale Buchhaltungssysteme machen zeitraubendes Durchsuchen von Ordnern überflüssig, Suchfunktionen nehmen Dir diese mühsame Arbeit ab. Durch den Verzicht auf doppelte Ablagen und unnötiges Umbenennen von Dateien kannst Du Deine Effizienz erheblich steigern.
So setzt Du es um:
- Vertraue auf die Suchfunktionen Deines Buchhaltungssystems.
- Reduziere physische und digitale Ablagen auf ein Minimum.
- Vermeide eigene Benennungen und Nummerierungssysteme für Dateien. Lass' Belegdateien einfach wie sie sind.
3. Automatisiere deinen Zahlungsverkehr: Zeit ist Geld
Manuelle Überweisungen sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Warum nicht den Zahlungsverkehr automatisieren? SEPA-Mandate, Kreditkartenhinterlegungen und Daueraufträge vereinfachen den Prozess erheblich. Durch eine regelmäßige Routine aus wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Zahlläufen sorgst Du für Struktur und Effizienz.
So setzt Du es um:
- Vergib SEPA-Mandate für wiederkehrende Zahlungen.
- Hinterlege Kreditkarten für regelmäßige Ausgaben.
- Plane feste Zeiten für Zahlläufe, um ad-hoc-Zahlungen zu vermeiden.
4. Werde zum Zeitmanagement-Profi: Batching und Timeboxing sind deine neuen besten Freunde
Bei Backoffice-Aufgaben ist cleveres Zeitmanagement der Schlüssel. Bündele ähnliche Aufgaben und bearbeite sie in festgelegten Zeitfenstern. Dieses Prinzip, bekannt als Batching und Timeboxing, erhöht Deine Produktivität und hilft Dir, fokussierter zu arbeiten. Indem Du Aufgaben wie Buchhaltung, Zahlungsverkehr und die Erstellung von Ausgangsrechnungen zusammenfasst, kannst Du effizienter arbeiten.
So setzt Du es um:
- Plane feste Zeitblöcke für verschiedene Buchhaltungsaufgaben.
- Versuche, während dieser Zeitblöcke 100 % der Aufgaben zu erledigen.
- Vermeide Multitasking, um die Konzentration zu erhöhen.
5. Optimiere die Zusammenarbeit mit deiner Steuerkanzlei: Klare Aufgabenteilung
Eine klare Kommunikation und Aufgabenverteilung mit Deiner Steuerkanzlei kann viel Zeit sparen. Definiere klare Verantwortlichkeiten und stelle regelmäßig den Status Quo Deiner Prozesse in Frage. Diskutiere auch die Preisimplikationen: Je mehr Du automatisierst und selbst übernimmst, oder durch uns übernommen wird, desto geringer ist der Aufwand für die Steuerkanzlei.
So setzt Du es um:
- Definiere klare Verantwortlichkeiten zwischen Dir und Deiner Steuerkanzlei.
- Stelle regelmäßig Deine Prozesse und deren Effizienz in Frage.
- Diskutiere, welche Aufgaben Du selbst übernehmen kannst, um Kosten zu sparen.
Fazit: Deine Buchhaltung, deine Zeit, dein Erfolg
Durch die Umsetzung dieser fünf Strategien kannst du nicht nur bis zu 50% deiner Zeit in der Buchhaltung einsparen, sondern auch die Qualität deiner Finanzbuchhaltung erheblich steigern. Von der Digitalisierung des Belegflusses bis zur Optimierung der Zusammenarbeit mit deiner Steuerkanzlei – jeder Schritt bringt dich näher zu einer effizienten, modernen Buchhaltung. So bleibt Dir mehr Zeit, Dich auf die Kernbereiche Deines Unternehmens zu konzentrieren.
