Betriebsprüfung: Was auf dich zukommt und wie du dich vorbereitest
Die Nachricht von einer bevorstehenden Betriebsprüfung kann bei Unternehmern oft für Unruhe sorgen. Der Gedanke, dass das Finanzamt die Geschäftsbücher durchforstet, ist für viele beunruhigend. Doch keine Panik! Mit der richtigen Vorbereitung und einem klaren Verständnis des Prozesses verliert die Betriebsprüfung viel von ihrem Schrecken. In diesem Beitrag zeigen wir dir, was eine Betriebsprüfung eigentlich ist, warum sie durchgeführt wird, wie sie abläuft und vor allem, wie du dich bestmöglich darauf vorbereiten kannst.
Was genau ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung, oft auch als Außenprüfung bezeichnet, ist eine detaillierte Untersuchung der steuerlichen Situation deines Unternehmens durch das Finanzamt. Ziel dieser Prüfung ist es, sicherzustellen, dass alle steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt wurden und die angegebenen Steuern korrekt sind. Übrigens: Nicht nur das Finanzamt, auch andere Behörden wie die Deutsche Rentenversicherung oder der Zoll können eine Betriebsprüfung durchführen.
Warum kommt es zu einer Betriebsprüfung?
Nicht jedes Unternehmen wird regelmäßig geprüft. In der Regel werden Unternehmen alle 6 bis 10 Jahre durch eine Außenprüfung geprüft. (ACHTUNG: für "Großbetriebe" gilt ein Prüfungszyklus von alle 2 Jahre!)
Es gibt jedoch bestimmte Kriterien, die eine Prüfung wahrscheinlicher machen. Hier sind die häufigsten Gründe:
- Auffällige Abweichungen: Unregelmäßigkeiten oder ungewöhnliche Abweichungen in den Steuererklärungen können das Interesse des Finanzamts wecken. Zu Abweichungen zählen im Regelfall Abweichungen entweder von statistisch erwarteten Normgrößen, stochastischen Erwartungen oder aber Abweichungen im Verhältnis zum Vorjahr.
- Branchenvergleich: Wenn deine Unternehmenskennzahlen stark von den Durchschnittswerten der Branche abweichen, ist das ein Indikator für die Prüfer.
- Zufällige Auswahl: Manchmal hat man einfach Pech und wird zufällig für eine Prüfung ausgewählt, um eine flächendeckende Kontrolle zu gewährleisten.
- Vorherige Fehler: Wenn bei früheren Prüfungen Unregelmäßigkeiten festgestellt wurden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du erneut ins Visier gerätst.
Was wird bei einer Betriebsprüfung genau unter die Lupe genommen?
Während einer Betriebsprüfung nimmt der Prüfer verschiedene Bereiche deines Unternehmens genau unter die Lupe.
Die wichtigsten Prüfbereiche sind:
- Buchführung und Aufzeichnungen: Hier wird alles durchleuchtet, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen und Ausgaben korrekt erfasst wurden.
- Steuererklärungen: Deine eingereichten Steuererklärungen werden auf Herz und Nieren geprüft.
- Umsatzsteuer: Es wird kontrolliert, ob alle Umsätze ordnungsgemäß erfasst und versteuert wurden.
- Betriebsvermögen: Auch dein Betriebsvermögen wird bewertet, um sicherzustellen, dass alles korrekt deklariert ist.
Welche Arten von Betriebsprüfungen gibt es?
Die gängigste Form der Betriebsprüfung ist die Außenprüfung durch das Finanzamt.
Es gibt jedoch auch spezielle Prüfungen, auf die du vorbereitet sein solltest:
- Lohnsteueraußenprüfung: Hier wird genau hingeschaut, ob du als Arbeitgeber die Lohnsteuer korrekt angewendet und abgeführt hast.
- Umsatzsteuersonderprüfung: Diese konzentriert sich ausschließlich auf die Umsatzsteuer und wird durchgeführt, wenn Unstimmigkeiten in den Umsatzsteuervoranmeldungen auffallen.
- Unangekündigte Nachschauen: Diese können ohne Vorwarnung stattfinden und betreffen oft spezifische Steuerarten wie die Kassenführung.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Der Ablauf einer Betriebsprüfung folgt einem festgelegten Schema:
- Ankündigung: Du wirst schriftlich über die bevorstehende Prüfung informiert, inklusive des Prüfungszeitraums und des Beginns.
- Prüfung (meist) vor Ort: Der Prüfer kommt in dein Unternehmen, sichtet die Unterlagen und stellt gegebenenfalls Rückfragen. Die manche Prüfungen finden direkt in den eigenen Geschäftsräumen zu den gängigen Geschäftszeit statt. Solltest kein geeigneter Geschäftsraum zur Verfügung stehen oder du keine Geschäftsräume haben, muss an einer Amtsstelle geprüft werden (§ 200 Abs. 2 AO). In der heutigen zeit finden die Prüfungen entweder bei deinem Steuerberater oder direkt ganz remote statt.
- Prüfungsbericht: Nach Abschluss der Prüfung erhältst du einen Prüfungsbericht mit den Ergebnissen und eventuell notwendigen Korrekturen.
- Nachzahlung oder Erstattung: Falls eine Steuernachzahlung oder -erstattung erforderlich ist, erhältst du einen entsprechenden Steuerbescheid.
Wie kannst du dich optimal vorbereiten?
Eine gute Vorbereitung ist das A und O, um den Ablauf einer Betriebsprüfung zu erleichtern.
Hier sind einige Tipps:
- Ordnungsgemäße Buchführung: Achte darauf, dass deine Buchführung stets korrekt und aktuell ist. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen können zu Problemen führen. Unsere Erfahrung zeigt, dass eine monatlich vollständige Buchhaltung zu einer höheren Qualität führt.
- Regelmäßige Selbstprüfung: Gehe deine Steuererklärungen und Buchhaltungsunterlagen regelmäßig durch, um potenzielle Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
- Dokumentation: Sorge dafür, dass alle relevanten Dokumente, wie Rechnungen, Verträge und Belege, vollständig und geordnet vorliegen.
- Beratung durch einen Steuerberater: Ein erfahrener Steuerberater kann dir helfen, Risiken zu erkennen und deine Unterlagen ordnungsgemäß zu führen. Am Besten ist es, wenn du pro aktiv nachfragst wo er bei deiner Buchführung potenzielle Prüfungsrisiken sieht.
- Kooperation und Transparenz: Während der Prüfung ist es wichtig, offen und kooperativ mit dem Prüfer zusammenzuarbeiten. Verzögerungen oder mangelnde Transparenz können das Misstrauen des Prüfers wecken.
Eine Betriebsprüfung muss kein Grund zur Panik sein. Wenn du gut vorbereitet bist, kannst du der Prüfung gelassen entgegensehen. Sieh die Betriebsprüfung als Chance, deine Prozesse zu überprüfen und zu optimieren. So schützt du dein Unternehmen nicht nur vor unerwarteten Steuernachzahlungen, sondern sorgst auch dafür, dass deine Finanzen immer auf soliden Füßen stehen. Du hast Fragen oder brauchst Unterstützung? Melde dich bei uns!
