Auslagenerstattung – was du als Unternehmer wirklich wissen musst
„Ich streck das eben vor.“ Und dann?
Ob Zugticket zur Fachmesse, ein schneller Einkauf im Bürobedarf oder ein kleines Geschenk für den Kunden – Auslagen passieren in jedem Unternehmen. Meist zahlt ein Mitarbeiter aus eigener Tasche und reicht die Quittung später ein. Klingt einfach. Ist es aber nicht. Denn hinter dieser alltäglichen Geste steckt ein steuerlich sensibles Thema, bei dem du als Unternehmer einiges falsch machen kannst – und zwar mit echten finanziellen Folgen.
Wenn du dich bislang wenig mit der Auslagenerstattung beschäftigt hast, bist du nicht allein. Aber genau das ist das Problem: Ohne klare Regeln, ohne saubere Dokumentation und ohne Wissen über die rechtlichen Hintergründe wird aus einer scheinbar simplen Rückerstattung schnell ein unnötiges Risiko – für dich, dein Unternehmen und dein Team.
Was ist überhaupt eine „Auslage“?
Ganz einfach gesagt: Eine Auslage liegt dann vor, wenn dein Mitarbeiter im Auftrag oder im Interesse deines Unternehmens Geld ausgibt – aus der eigenen Tasche. Das kann ein Hotel bei einer Konferenz sein, ein neuer Monitor fürs Homeoffice oder eine beruflich genutzte Software, die kurzfristig gebraucht wird. Entscheidend ist, dass der Kauf nicht aus persönlichem Antrieb erfolgt, sondern klar betrieblich begründet ist. Und: Der Gegenstand oder die Leistung verbleibt im Unternehmen.
Ein anschauliches Beispiel aus dem Alltag: Ein Mitarbeiter kauft einen Grill für das Sommerfest. Solange der Grill später im Lager steht oder im Firmenkeller verstaubt, ist alles in Ordnung – steuerlich unbedenklich. Nimmt er ihn aber mit nach Hause, sieht das Finanzamt darin einen geldwerten Vorteil. Und dann sprechen wir plötzlich nicht mehr von einer Auslage, sondern von einem Sachbezug – und der muss, je nach Wert, versteuert werden.
Das sagt das Gesetz – und das Finanzamt
Die rechtliche Grundlage für Auslagenerstattungen findest du in § 670 BGB sowie § 3 Nr. 50 EStG. Und hier kommt die gute Nachricht: Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, sind solche Rückzahlungen in der Regel steuer- und sozialabgabenfrei.
Dazu gehört, dass die Ausgabe eindeutig betrieblich veranlasst ist, kein privater Nutzen besteht und ein Beleg oder eine Rechnung vorgelegt wird. Die Erstattung darf auch nicht den Charakter einer versteckten Gehaltserhöhung haben. Nur wenn all das stimmt, bleibt die Rückzahlung steuerfrei.
Auch beim Thema Umsatzsteuer ist Präzision gefragt. Gibt es eine ordnungsgemäße Rechnung, auf der die Umsatzsteuer ausgewiesen ist, kannst du als Unternehmer die Vorsteuer geltend machen. Bei Beträgen unter 250 Euro greift die Kleinbetragsregelung – hier reicht meist schon ein einfacher Kassenbon.
Verwechslungsgefahr: Was ist was?
Viele Unternehmer werfen Auslagen, durchlaufende Gelder und Sachbezüge in einen Topf. Das ist ein häufiger Fehler – und kann teuer werden. Der Unterschied ist schnell erklärt:
Bei Auslagen zahlt der Mitarbeiter privat und erhält das Geld zurück. Bei durchlaufenden Posten hingegen gibst du das Geld im Voraus – etwa als Vorschuss. Und Sachbezüge? Das sind geldwerte Vorteile, etwa wenn ein Mitarbeiter ein vom Unternehmen gestelltes Handy auch privat nutzen darf. Die Grenze liegt hier bei 50 Euro pro Monat – darüber hinaus wird’s steuerpflichtig.
Besonders heikel wird es bei Freelancern. Auch wenn sie im Auftrag deines Unternehmens handeln, gelten ihre Ausgaben in den meisten Fällen als eigene Betriebsausgaben – nicht als Auslagen für dich. Wenn du solche Kosten übernehmen willst, muss das vertraglich geregelt und korrekt mit Umsatzsteuer abgerechnet werden.
Papierkram oder Prozess? Du entscheidest.
Das Gesetz schreibt keine feste Form vor, wie eine Auslagenerstattung ablaufen muss. Theoretisch reicht es, wenn die Belege gesammelt, geprüft und anschließend das Geld überwiesen wird. In der Praxis sieht das oft ganz anders aus – mit Excel-Listen, E-Mail-Chaos und Zettelwirtschaft.
Und genau hier liegt das Problem: Thermobelege verblassen, digitale Quittungen werden falsch abgespeichert, und bei mehreren Auslagen auf einmal verliert man schnell den Überblick. Wenn dann noch die Rückerstattung Wochen dauert, entsteht Frust. Nicht selten bleibt der Mitarbeiter auf dem Geld sitzen – besonders ärgerlich, wenn es um höhere Beträge geht.
Digitale Tools als Gamechanger
Moderne Unternehmen setzen längst auf digitale Lösungen, die den gesamten Ablauf automatisieren. Belege werden per App erfasst, automatisch ausgelesen und korrekt zugeordnet. Kein nerviges Scannen, kein Sortieren, kein Rätselraten mehr in der Buchhaltung.
Für dich als Unternehmer hat das gleich mehrere Vorteile: schnellere Rückerstattung, transparente Prozesse, weniger Aufwand und vor allem – weniger Fehler. Gerade wenn dein Team viel unterwegs ist oder regelmäßig einkauft, macht das einen riesigen Unterschied.
Am einfachsten ist hier die Benutzung einer digitalen und wieder aufladbaren Kreditkarten-Lösung zum Beispiel von Pleo.
Kein Plan? Kein Problem – mit dem richtigen System
Die Auslagenerstattung ist mehr als nur ein lästiges Nebenthema. Sie ist ein Paradebeispiel dafür, wie moderne Unternehmensführung aussieht: klar, effizient, digital. Wenn du willst, dass dein Unternehmen professionell aufgestellt ist, dann solltest du auch hier keine Kompromisse machen.
Mit einem sauberen Prozess, dem richtigen Tool und klarer Kommunikation wird aus dem organisatorischen Chaos ein klarer Prozess.
Wenn du wissen willst, wie du deinen Buchhaltung und Auslagenprozess vereinfachen und digitalisieren kannst, lass uns ins Gespräch kommen. Wir zeigen dir, wie du mit weniger Aufwand mehr Klarheit schaffst – für dich, dein Team und deine Zahlen.
