Reisekostenabrechnung einfach erklärt: Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen
Reisekosten gehören in vielen Unternehmen zum Alltag – ob Außendiensttermine, Schulungen oder Konferenzen. Doch was steckt eigentlich hinter der Reisekostenabrechnung? Wie genau lassen sich die verschiedenen Kosten korrekt abrechnen, und welche steuerlichen Regelungen sind zu beachten? In diesem Leitfaden erfährst du, worauf es bei der Reisekostenabrechnung wirklich ankommt, welche Fallstricke es gibt und wie du den gesamten Prozess effizienter gestalten kannst.
1. Was ist eine Reisekostenabrechnung und wozu ist sie wichtig?
Die Reisekostenabrechnung ist mehr als nur ein administrativer Prozess – sie dokumentiert alle Kosten, die während einer beruflichen Reise entstehen. Dazu gehören:
- Fahrtkosten: z.B. für Auto, Bahn, Flugzeug
- Übernachtungskosten: z.B. Hotel, Pension
- Verpflegungskosten: Mahlzeiten während der Reise
- Nebenkosten: z.B. Parkgebühren, Maut, WLAN-Nutzung im Hotel
Für Unternehmen und Mitarbeitende hat die Reisekostenabrechnung eine zentrale Bedeutung: Die Mitarbeitenden bekommen ihre Auslagen zurück, während das Unternehmen die Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen kann. Richtig umgesetzt, sorgt die Reisekostenabrechnung dafür, dass alle Kosten sauber dokumentiert und nach gesetzlichen Vorgaben abgerechnet werden.
2. Wann liegt eine Dienstreise vor?
Nicht jede berufliche Fahrt zählt als Dienstreise. Grundsätzlich spricht man von einer Dienstreise, wenn ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger vorübergehend außerhalb seines gewöhnlichen Arbeitsortes und Wohnortes beruflich tätig ist. Typische Beispiele sind:
- Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenze
- Messen, Schulungen und Kongresse
- Fahrten zu weiteren Unternehmensstandorten
Allerdings gilt: Innerhalb der Stadt oder zu nahegelegenen Kunden wird eine Fahrt meist nicht als Dienstreise gewertet. Das bedeutet, dass hier keine Reisekostenabrechnung möglich ist. Deshalb ist es wichtig, klare interne Regelungen zu haben, die genau festlegen, wann eine Reise als Dienstreise zählt.
3. Verpflegungsmehraufwand: So funktioniert die Abrechnung von Mahlzeiten
Wenn Mitarbeitende während einer Dienstreise außer Haus essen müssen, können sie den sogenannten Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dabei handelt es sich um eine steuerlich festgelegte Pauschale, die die zusätzlichen Verpflegungskosten abdeckt. Hier müssen keine Einzelbelege für jede Mahlzeit vorgelegt werden – stattdessen gelten gesetzliche Pauschalen.
Verpflegungspauschalen in Deutschland
- Bis zu 8 Stunden Abwesenheit: Keine Pauschale.
- Mehr als 8 Stunden Abwesenheit: 14 Euro.
- Ab 24 Stunden Abwesenheit (voller Kalendertag): 28 Euro.
Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen
Bei Reisen ins Ausland variieren die Pauschalen je nach Zielland und werden jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Hier einige Beispiele (Stand 2024):
- Dänemark: 75 Euro für einen vollen Tag, 50 Euro für An- und Abreisetage.
- Tschechien: 32 Euro für einen vollen Tag, 21 Euro für An- und Abreisetage.
Die exakten Pauschalen für jedes Land sind online verfügbar und sollten regelmäßig überprüft werden.
Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellter Verpflegung
Wenn ein Unternehmen während der Dienstreise kostenfreie Mahlzeiten zur Verfügung stellt (z.B. durch ein Hotel oder eine Schulung), wird die Verpflegungspauschale gekürzt:
- Frühstück: Kürzung um 20 % der Pauschale (z.B. 5,60 Euro bei einer 28-Euro-Pauschale).
- Mittag- und Abendessen: Kürzung um jeweils 40 % (z.B. 11,20 Euro pro Mahlzeit).
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter ist an einem vollen Tag (24 Stunden) auf Dienstreise und erhält ein kostenloses Frühstück. Seine Verpflegungspauschale von 28 Euro wird um 5,60 Euro gekürzt, sodass er für diesen Tag 22,40 Euro erhält.
4. Fahrtkosten: Welche Regelungen gelten?
Je nachdem, welches Verkehrsmittel genutzt wird, gibt es unterschiedliche Regelungen für die Abrechnung von Fahrtkosten. Folgende Varianten sind gängig:
a) Nutzung des privaten Fahrzeugs
Verwendet ein Mitarbeiter für die Dienstreise sein eigenes Auto, wird eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer erstattet. Für Motorräder und Fahrräder beträgt die Pauschale 0,20 Euro pro Kilometer.
Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter für eine Dienstreise 150 Kilometer mit seinem Pkw zurücklegt, kann er 45 Euro (150 km x 0,30 Euro) als Fahrtkosten ansetzen.
Hier ist es wichtig, die zurückgelegten Strecken genau zu dokumentieren – beispielsweise durch ein Fahrtenbuch.
b) Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln (Zug, Bus, Flugzeug) werden die tatsächlichen Kosten erstattet. Der Mitarbeiter muss dafür die entsprechenden Belege einreichen. Unternehmen sollten zudem interne Richtlinien festlegen, beispielsweise zur Wahl der Buchungsklassen (2. Klasse im Zug, Economy bei Flügen).
c) Dienstwagen
Wird dem Mitarbeiter ein Dienstwagen gestellt, fallen für ihn keine direkten Fahrtkosten an. Allerdings können zusätzliche Ausgaben, wie Parkgebühren oder Mautkosten, geltend gemacht werden. Auch hier ist eine saubere Dokumentation der Belege entscheidend.
d) Taxikosten
Taxifahrten können ebenfalls erstattet werden, wenn sie im dienstlichen Zusammenhang stehen und die Kosten im Rahmen bleiben. Auch hier gilt: Belege sind unerlässlich.
5. Übernachtungskosten: Wie erfolgt die Abrechnung?
Übernachtungskosten werden in der Regel in voller Höhe erstattet, solange ein Beleg (z.B. eine Hotelrechnung) vorliegt. Liegt kein Beleg vor, können für Inlandsreisen pauschal 20 Euro pro Übernachtung angesetzt werden.
Ein Beispiel: Übernachtet ein Mitarbeiter in einem Hotel und die Rechnung beträgt 100 Euro, werden diese Kosten vollständig erstattet, sofern der Beleg ordnungsgemäß eingereicht wird.
Kürzung bei gestelltem Frühstück
Wenn das Hotel ein Frühstück im Preis inkludiert, muss dieser Anteil separat von der Verpflegungspauschale abgezogen werden. Hier gilt in der Regel eine Kürzung um 20 %.
6. Arbeitszeit während einer Dienstreise: Was ist zu beachten?
Bei der Abrechnung von Arbeitszeit während einer Dienstreise wird zwischen aktiver Arbeitszeit und reiner Reisezeit unterschieden.
- Aktive Arbeitszeit: Wenn der Mitarbeiter während der Reise arbeitet (z.B. im Zug oder Flugzeug), wird diese Zeit als reguläre Arbeitszeit behandelt und vergütet.
- Reisezeit ohne Arbeitsleistung: Reisezeit, die nicht für die Arbeit genutzt wird, gilt in der Regel nicht als Arbeitszeit, es sei denn, sie fällt in die regulären Arbeitsstunden des Mitarbeiters.
Für viele Unternehmen ist dies ein sensibler Punkt, weshalb es empfehlenswert ist, klare Richtlinien in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen festzulegen.
7. Nebenkosten: Diese Kosten können zusätzlich geltend gemacht werden
Während einer Dienstreise können diverse Nebenkosten entstehen, die ebenfalls erstattungsfähig sind. Dazu gehören unter anderem:
- Telefon- oder Internetkosten (z.B. für dienstliche Gespräche oder WLAN im Hotel)
- Parkgebühren
- Reinigungskosten für Kleidung bei längeren Reisen
Auch hier gilt: Alle Belege müssen korrekt eingereicht werden, damit die Kosten erstattet werden können.
8. Reisekostenabrechnung in der Lohnbuchhaltung: Worauf kommt es an?
Die korrekte Erfassung und Abwicklung der Reisekostenabrechnung ist auch in der Lohnbuchhaltung wichtig. Hierbei wird zwischen steuerfreien Erstattungen und steuerpflichtigen Bestandteilen unterschieden.
- Steuerfreie Erstattung: Solange Pauschalen und Höchstbeträge nicht überschritten werden, sind Erstattungen steuerfrei und müssen nicht in der Gehaltsabrechnung erscheinen.
- Steuerpflichtiger Arbeitslohn: Werden Pauschalen überschritten oder Kosten nicht ordnungsgemäß nachgewiesen, gelten sie als steuerpflichtiger Arbeitslohn und müssen entsprechend ausgewiesen werden.
9. Reisekosten bei Bewerbungsgesprächen: Wer trägt die Kosten?
Auch Bewerbungsgespräche können für Bewerber mit erheblichen Kosten verbunden sein. Gemäß § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist der potenzielle Arbeitgeber grundsätzlich zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet, wenn er den Bewerber explizit zum Vorstellungsgespräch einlädt oder der Bitte des Bewerbers um ein persönliches Gespräch nachkommt. Diese Kosten umfassen in der Regel die Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel zweiter Klasse oder die Kilometerpauschale für die An- und Abreise mit dem eigenen PKW.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Arbeitgeber auch das Recht hat, die Erstattung der Kosten auszuschließen. Dies muss jedoch klar vor dem Bewerbungsgespräch kommuniziert werden, idealerweise zusammen mit der Einladung. Eine klare Regelung vermeidet spätere Missverständnisse und fördert einen respektvollen Umgang miteinander.
Besonders für Positionen mit hoher Verantwortung oder Spezialisierung sind Arbeitgeber oft bereit, neben den Fahrtkosten auch Übernachtungs- und Verpflegungskosten zu erstatten, um qualifizierte Bewerber anzuziehen. Bei weniger anspruchsvollen Positionen werden häufig nur die reinen An- und Abreisekosten übernommen, um die finanzielle Belastung für das Unternehmen zu minimieren.
Zusätzlich können Bewerber, falls der Arbeitgeber keine Kostenübernahme anbietet, die Fahrtkosten in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Hierfür können seit 2022 38 Cent pro Kilometer ab dem 21. Kilometer angegeben werden.
Eine klare und transparente Kommunikation seitens des Arbeitgebers über die Erstattungspolitik trägt nicht nur zur rechtlichen Klarheit bei, sondern zeigt auch Wertschätzung gegenüber den Bewerbern.
10. Softwaregestützte Reisekostenabrechnung: Effizienz durch Digitalisierung
Viele Unternehmen nutzen heute spezialisierte Softwarelösungen, um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. Diese Programme bieten zahlreiche Vorteile:
- Automatische Berechnung von Pauschalen und steuerfreien Erstattungen
- Belegverwaltung: Belege können digital erfasst und verwaltet werden
- Integration in die Buchhaltung: Die Abrechnung kann direkt in bestehende Systeme integriert werden, um den Prozess nahtlos und effizient zu gestalten
Effiziente Reisekostenabrechnung als Erfolgsfaktor
Die korrekte Abwicklung von Reisekostenabrechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Beitrag zur Effizienz und Zufriedenheit im Unternehmen. Mit klaren internen Richtlinien und der Nutzung moderner Softwarelösungen lassen sich Fehler vermeiden und steuerliche Vorteile optimal ausschöpfen. So wird die Reisekostenabrechnung zu einem einfachen und reibungslosen Prozess, der Zeit und Nerven spart. Du brauchst Hilfe oder Unterstützung? Melde dich bei uns!
